obróć telefon

W celu dalszego przeglądania strony

Wykorzystujemy pliki cookies do prawidłowego działania strony, zgodnie z informacjami zawartymi w polityce prywatności. Czy zgadzasz się na wykorzystywanie plików cookies?

#BusinessConsulting

KSeF - czyli rewolucja w fakturowaniu

AUTHOR
by Sławomir Kubit Digital Consultant
SHARE

Z Nowym Rokiem, nowym krokiem. Tym razem porzekadło w punkt komentuje zapowiadane przez Ministerstwo Finansów zmiany w fakturowaniu, które wchodzą w życie od stycznia 2022 roku dla chętnych, a od 2023 r. obejmą już wszystkich przedsiębiorców w kraju. Polska bowiem jako jedno z czterech państw Unii Europejskiej wdraża fakturę ustandaryzowaną jako formę wystawiania i odbierania faktur.

Co się za tym kryje? Jakie zmiany czekają przedsiębiorców? I dlaczego już dziś warto się na nie przygotować?

Na te i szereg innych pytań odpowiada na naszym blogu nasz ekspert Dariusz Marmol.

Czym jest KSeF oraz faktura ustandaryzowana?

KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur, który ma za zadanie przetwarzać oraz przechowywać faktury wystawione przez podatników. Wysyłka faktur do systemu KSeF będzie możliwa poprzez przygotowane przez Ministerstwo Finansów narzędzie API, które przyjmować będzie faktury w formie dokumentu ustrukturyzowanego XML. Format dokumentu będzie jednolity dla wszystkich przedsiębiorców, a szczegółowe informacje na temat dostępnych pól zawiera plik schema (XSD). Łącznie pól obligatoryjnych oraz fakultatywnych jest ponad 300.

29 listopada 2021 r. Ministerstwo Finansów opublikowało finalną wersję struktury dla plików XML: POBIERZ PLIK

Cel wprowadzenia KSeF

Głównym celem wdrożenia systemu KSeF jest skuteczniejsza kontrola nad rozliczaniem podatku VAT oraz uszczelnienie szarej strefy. W dłuższej perspektywie KSeF ma za zadanie ustandaryzować proces fakturowania w przedsiębiorstwach w Polsce oraz całej UE.

Kto będzie korzystać z KSeF?

Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT oraz przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT. Dodatkowo podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Jak to działa?

Platforma KSeF ma za zadanie rejestrowanie oraz potwierdzanie wystawienia faktury przez przedsiębiorcę. Każdorazowo, gdy faktura będzie wysłana w formie XML do Ministerstwa Finansów, zostanie najpierw sprawdzona pod kątem zgodności dokumentu ze schemą (plikiem XSD), a następnie system nada jej indywidulany numer potwierdzający zarejestrowanie w KSeF. Co ważne, dopiero nadanie indywidualnego numeru sprawia, że faktura nabiera mocy prawnej, a dzień akceptacji jest jednocześnie datą wystawienia i datą dostarczenia dokumentu.

Harmonogram wdrożenia KSeF w Polsce

Od 2022 roku KSeF jest rozwiązaniem dobrowolnym – wymogiem przystąpienia do programu jest obowiązek wystawiania wszystkich faktur przez KSeF.

Od stycznia 2023 roku KSeF będzie już obowiązkową platformą do wystawiania oraz odbierania faktur przez przedsiębiorstwa.

Dlaczego warto już dziś przyjrzeć się nowemu rozwiązaniu?

Nowe wymagania Ministerstwa Finansów to nowe wyzwania, z którymi podatnicy będą musieli się zmierzyć, m.in. poprzez dostosowanie obecnych metod pracy i technologii.

Oto niektóre z nich:

- brak załączników – Platforma KSeF nie pozwala na załączniki do wysyłanych faktur. Jedną z opcji podanych przez Ministerstwo Finansów jest dołączenie do e-Faktury odnośnika do załącznika faktury, za pomocą którego odbiorca faktury będzie mógł pobrać fakturę. Powoduje to konieczność przygotowania odpowiedniej infrastruktury (serwer lokalny, chmura danych) po stronie wystawcy faktury do przechowywania i udostępniania załączników;

- brak możliwości wycofania faktury – zaakceptowana przez KSeF e-faktura, nie może zostać wycofana. Jeżeli faktura okaże się błędna, należy wykonać korektę takiego dokumentu;

- brak możliwości odrzucenia e-faktury – jeżeli odbiorca korzysta z platformy KSeF, nie będzie miał możliwości odrzucenia niepoprawnej faktury;

- autoryzacja oraz uprawnieniaKSeF umożliwia kilka rodzajów autoryzacji do systemów takich jak: podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana, profil zaufany.

Platforma przewiduje trzy możliwe role w systemie:

  • odczyt – osoba może pobierać faktury wystawione dla przedsiębiorcy;
  • zapis – osoba może wystawiać faktury w imieniu przedsiębiorcy;
  • odczyt i zapis - osoba ma możliwość odbioru oraz wysyłki faktur.

Z uwagi na brak możliwości nadawania uprawnień w bardziej szczegółowy sposób, przy dużej ilości faktur w przedsiębiorstwie może pojawić się pytanie, jak poradzić sobie z dystrybucją faktur do odpowiednich działów w ramach organizacji. Dodatkowo, firmy, które korzystają z samofakturowania będą musiały mieć nadane odpowiednie uprawnienia przez podmioty, dla których wystawiają takie dokumenty.

- odbiór e-faktur - KSeF to nie tylko system służący do wystawiania faktur, ale także do ich odbioru. Obecnie używane przez przedsiębiorstwa kanały komunikacji i odbioru dokumentów jak: EDI, dokumenty PDF, poczta tradycyjna, będą musiały być dostosowane lub zastąpione jedną ustrukturyzowaną formą pliku XML.

W jaki sposób ARC Consulting może pomóc w procesie adaptacyjnym przedsiębiorstw?

Dostosowanie się do nowych wymagań sprawozdawczych w dość krótkim okresie może stać się wyzwaniem. ARC Consulting proponuje przedsiębiorstwom zastosowanie kompleksowego podejścia polegającego na:

  • dostosowaniu obecnych procesów do odbioru e-Faktur z portalu KSeF;
  • audycie wykorzystywanych w przedsiębiorstwach systemów IT pod kątem możliwości pozyskania z nich niezbędnych dla e-Faktur danych;
  • w przypadku pozyskiwania danych z wielu systemów księgowych - stworzeniu procedur gwarantujących spójność przekazywanych właściwym organom informacji;
  • przygotowaniu rozwiązania IT automatyzującego proces wysyłki oraz odbioru e-Faktur do/z KSeF.
AUTHOR
by Sławomir Kubit Digital Consultant
SHARE